شروع سریع با کاروبین

کاروبین دقیقاً برای چه کاری ساخته شده؟

کاروبین برای مدیریت پروژه‌های عمرانی و ساختمانی طراحی شده؛ جایی که روزانه گزارش کارگاه نوشته می‌شود، کالا وارد و خارج می‌شود، هزینه و تنخواه بین دفتر و کارگاه جابجا می‌شود و باید مشخص باشد هر عملیات چقدر پیشرفت دارد. به‌جای این‌که این اطلاعات در چت‌های شخصی، کاغذ و فایل‌های اکسل پراکنده شود، همه در یک جای ساختارمند ثبت می‌شود.

ساختار اطلاعات سه سطح دارد: میزکار (شرکت یا مجموعه پروژه‌ها)، پروژه (هر ساختمان یا قرارداد) و ماژول‌ها (بخش‌های داخل پروژه). این یعنی اگر چند پروژه از یک کارفرما دارید، همه زیر یک میزکار جمع می‌شوند، انبار مرکزی و اعضای مشترک بینشان به اشتراک می‌افتد ولی داده‌های هر پروژه جدا می‌ماند.

چه ماژول‌هایی در اختیار دارید؟

بعد از ساخت پروژه، منوی کناری پروژه این بخش‌ها را باز می‌کند. هرکدام راهنمای کامل خودش را با دکمه «؟» دارد:

• داشبورد مدیریتی: جمع‌بندی پیشرفت، مالی، سود و نمودارهای پروژه
• گزارش روزانه کار: عملیات، نیروی انسانی، ماشین‌آلات، موانع، آب‌وهوا و عکس مستند
• امور مالی: هزینه‌ها، تنخواه‌ها و فاکتورها، دریافتی‌ها، درآمدها، صورت وضعیت‌ها و فروش
• صورت‌جلسات: جلسات عادی، کارگاهی و مقادیر و کارکرد با امضای دیجیتال
• نقشه‌ها و مستندات: بایگانی فایل‌ها با آخرین نسخه همیشه در دسترس
• برنامه زمان‌بندی: عملیات سلسله‌مراتبی، وابستگی‌ها و نمودار گانت با چاپ
• وظایف: واگذاری کار به اعضا با درصد پیشرفت و یادآوری
• ابزار و تجهیزات: ثبت ابزارها و نمونه‌های فیزیکی با محل نگهداری
• انبار و درخواست‌های خرید: کارت کالا، ورود/خروج/انتقال، کاردکس و درخواست تأمین
• گفتگو: چت داخل پروژه به‌جای پیام‌رسان شخصی
• دستیار هوشمند: پرسش و پاسخ متنی و صوتی از داده واقعی پروژه

اولین روز: از کجا شروع کنید؟

پیشنهاد می‌کنیم اولین قدم ساخت پروژه و دعوت اعضا باشد؛ بدون عضو، ثبت اطلاعات فقط روی سازنده می‌ماند. بعد از آن، ثبت اولین گزارش کار یا اولین کالای انبار معمولاً کمتر از دو دقیقه وقت می‌گیرد و به تیم نشان می‌دهد کاروبین چطور کار می‌کند.

برای اعضای کارگاهی که با موبایل کار می‌کنند، اپ اندروید یا نصب PWA را پیشنهاد دهید؛ ثبت گزارش با عکس از گوشی سریع‌ترین راه آشنایی تیم با کاروبین است. تنظیم سِمت و دسترسی هر نفر را هم همان اول از «دسترسی‌ها و اعضا» انجام دهید تا هرکس فقط بخش‌های مربوط به خودش را ببیند.

امضای دیجیتال چیست و کجا به کار می‌آید؟

در کاروبین اسناد مالی و اداری — هزینه‌ها، تنخواه‌ها، صورت وضعیت‌ها، صورت‌جلسات و درخواست‌های خرید — قابلیت امضای دیجیتال دارند. امضاکننده از بین اعضای پروژه انتخاب می‌شود، امضایش روی سند ثبت می‌شود و وضعیت امضای هر نفر (منتظر / امضا شده) قابل پیگیری است. تا همه امضا نکنند، سند در انتظار امضا می‌ماند و بعد از تکمیل، آماده چاپ رسمی است.

این یعنی گردش تأیید سند‌ها که قبلاً با چاپ، امضای دستی و اسکن انجام می‌شد، داخل خود کاروبین جمع می‌شود و هر نسخه چاپی همیشه مطابق آخرین وضعیت امضاهاست.