کنترل یک پروژه ساختمانی فقط به این محدود نمی‌شود که بدانیم هر فعالیت چه زمانی شروع و تمام می‌شود. در طول اجرای پروژه، اطلاعات زیادی درباره فعالیت‌ها، میزان پیشرفت، منابع، هزینه‌ها، نیروهای اجرایی، تجهیزات و سایر بخش‌های پروژه شکل می‌گیرد و هماهنگ نگه داشتن این اطلاعات بدون یک روش منظم می‌تواند کار را دشوار کند.
به همین دلیل، استفاده از ابزارهای مناسب کنترل پروژه می‌تواند به تیم‌های اجرایی کمک کند تا اطلاعات پروژه را منسجم‌تر مدیریت کنند، وضعیت کارها را بهتر زیر نظر داشته باشند و تصمیم‌های دقیق‌تری در طول اجرای پروژه بگیرند. اما با وجود ابزارهای مختلف، انتخاب گزینه مناسب به نیازهای هر پروژه بستگی دارد. در ادامه با تعدادی از ابزارهای کاربردی کنترل پروژه ساختمانی آشنا می‌شویم و ویژگی‌های هرکدام را بررسی می‌کنیم.
- Primavera P6:
Primavera P6 یکی از نرم‌افزارهای شناخته‌شده در حوزه مدیریت، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه است که توسط Oracle توسعه داده شده و بیشتر برای پروژه‌های بزرگ و پیچیده مورد استفاده قرار می‌گیرد. این نرم‌افزار تمرکز زیادی بر زمان‌بندی پروژه دارد و به مدیران پروژه و برنامه‌ریزان کمک می‌کند فعالیت‌های پروژه را تعریف، زمان‌بندی و ارتباط بین آنها را مشخص کنند. ساختار شکست کار (WBS)، زمان‌بندی بر اساس روش مسیر بحرانی (CPM)، تعیین خط مبنا و نمایش برنامه در قالب گانت چارت از جمله قابلیت‌های آن هستند.
کی از نقاط قوت Primavera P6، مدیریت منابع و بررسی تأثیر آنها بر برنامه پروژه است. در این نرم‌افزار می‌توان منابع مختلف از جمله نیروی انسانی، تجهیزات و منابع مادی را تعریف و به فعالیت‌های پروژه اختصاص داد. همچنین امکان بررسی میزان استفاده از منابع و انجام Resource Leveling وجود دارد؛ بنابراین مدیر پروژه می‌تواند متوجه شود چه زمانی منابع بیش از ظرفیت درگیر شده‌اند و در صورت نیاز برنامه را اصلاح کند. پریماورا همچنین امکان مدیریت هم‌زمان چند پروژه و دسترسی چندکاربره را فراهم می‌کند که برای سازمان‌هایی با پروژه‌های متعدد اهمیت زیادی دارد. قابلیت‌های Primavera P6 به زمان‌بندی و منابع محدود نمی‌شود و امکاناتی برای پیگیری پیشرفت، مدیریت هزینه و برنامه، گزارش‌گیری، مدیریت ریسک و مسائل پروژه و مقایسه وضعیت فعلی با برنامه‌های قبلی نیز دارد. همچنین می‌توان اسناد و مدارک مرتبط با فعالیت‌ها را به شکل متمرکز مدیریت کرد و از داشبوردها و گزارش‌ها برای بررسی وضعیت پروژه استفاده کرد. در نتیجه، پریماورا بیشتر از یک ابزار ساده برای رسم برنامه زمانی است و می‌تواند برای کنترل پروژه‌هایی که فعالیت‌ها، منابع، هزینه‌ها و ریسک‌های متعددی دارند، به عنوان یک سیستم تخصصی برنامه‌ریزی و کنترل مورد استفاده قرار گیرد.
در مجموع، پریماورا چه کمکی به مدیریت پروژه می‌کند؟
برنامه ریزی . زمان‌بندی
کنترل مسیر بحرانی
مدیریت چند پروژه
کنترل پیشرفت
مناسب برای : پروژه های بزرگ و پیچیده‌ای که به زمان‌بندی دقیق، کنترل منابع، تحلیل مسیر بحرانی و مدیریت هم‌زمان چندین پروژه نیاز دارند.
2. Microsoft Project ( MSP ):
Microsoft Project یا به اختصار MSP یکی از ابزارهای شناخته‌شده مایکروسافت برای برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه است که تمرکز اصلی آن روی زمان‌بندی فعالیت‌ها، مدیریت وظایف و کنترل برنامه پروژه قرار دارد. در این نرم‌افزار می‌توان فعالیت‌های پروژه را تعریف و به بخش‌های مختلف تقسیم کرد، برای هر فعالیت مدت زمان و تاریخ شروع و پایان مشخص کرد و ارتباط میان فعالیت‌ها را تعیین کرد. نمایش اطلاعات در قالب گانت چارت نیز باعث می‌شود وضعیت زمانی پروژه و ترتیب اجرای فعالیت‌ها به شکل بصری قابل بررسی باشد. MSP از انواع مختلف وابستگی میان فعالیت‌ها پشتیبانی می‌کند و تغییر در یک فعالیت می‌تواند روی زمان‌بندی فعالیت‌های مرتبط اثر بگذارد. یکی از قابلیت‌های کاربردی MSP، امکان تعیین خط مبنا (Baseline) برای برنامه پروژه است. با ثبت خط مبنا می‌توان برنامه اولیه را با وضعیت واقعی پروژه مقایسه کرد و متوجه شد فعالیت‌ها تا چه اندازه از برنامه اولیه جلو افتاده یا عقب مانده‌اند. علاوه بر این، امکان تعریف نقاط عطف، مشاهده مسیر بحرانی، تنظیم تقویم کاری، ثبت درصد پیشرفت فعالیت‌ها و تهیه گزارش‌های مختلف وجود دارد. MSP همچنین ابزارهایی برای مدیریت منابع در اختیار قرار می‌دهد؛ برای مثال می‌توان نیروی انسانی، تجهیزات و منابع موردنیاز را تعریف و به فعالیت‌ها اختصاص داد و در صورت وجود اضافه‌بار منابع، از قابلیت Resource Leveling برای تعدیل تخصیص منابع استفاده کرد.
وضعیت پروژه امکاناتی ارائه می‌دهد. مدیر پروژه می‌تواند هزینه‌های مرتبط با منابع را در برنامه لحاظ کند، وضعیت هزینه‌ها را بررسی کند و از گزارش‌های مختلف برای ارزیابی عملکرد پروژه استفاده کند. قابلیت‌هایی مانند تحلیل ارزش کسب‌شده (Earned Value)، بررسی ریسک‌ها و مسائل پروژه و مدیریت چند پروژه نیز در نسخه‌ها و محیط‌های مختلف Microsoft Project در دسترس هستند. بنابراین نقطه قوت اصلی MSP را می‌توان در ایجاد یک برنامه زمان‌بندی ساختاریافته و سپس پیگیری زمان، فعالیت‌ها، منابع و عملکرد پروژه در مقایسه با برنامه اولیه دانست.
اگر بخواهیم مهم‌ترین قابلیت‌های MSP را به زبان ساده جمع‌بندی کنیم، این نرم‌افزار در موارد زیر عملکرد قابل توجهی دارد:
زمان‌بندی پروژه
مدیریت منابع
گزارش‌گیری
مدیریت هزینه
مدیریت چند پروژه
مناسب برای: پروژه های کوچک تا بزرگ که تمرکز اصلی آنها بر برنامه‌ریزی و زمان‌بندی دقیق، مدیریت فعالیت ها و وابستگی ها و مدیریت منابع است؛ به خصوص پروژه‌هایی که به یک برنامه زمان بندی ساختاریافته و قابل پیگیری نیاز دارند.
3. Jira:
Jira یکی از ابزارهای شناخته‌شده مدیریت پروژه و مدیریت کار است که به تیم‌ها کمک می‌کند فعالیت‌ها، وظایف و روند پیشرفت کار را در یک محیط یکپارچه مدیریت کنند. در جیرا می‌توان برای هر پروژه کارها را به شکل Issue تعریف کرد و برای هر مورد، مسئول، وضعیت، اولویت، مهلت انجام و جزئیات مربوط به آن را مشخص کرد. همچنین امکان دسته‌بندی و مرتب‌سازی کارها و مشاهده آنها در قالب‌هایی مثل بردهای Kanban و Scrum وجود دارد که باعث می‌شود اعضای تیم دید واضح‌تری نسبت به کارهای در حال انجام و کارهای باقی‌مانده داشته باشند. یکی از نقاط قوت جیرا، امکانات آن برای مدیریت تیم‌های چابک (Agile) است. تیم‌ها می‌توانند کارها را در قالب Sprint برنامه‌ریزی کنند، وضعیت فعالیت‌ها را مرحله‌به‌مرحله دنبال کنند و با استفاده از داشبوردها و گزارش‌های مختلف، عملکرد تیم و روند پیشرفت پروژه را بررسی کنند. قابلیت‌هایی مثل تعیین وابستگی بین کارها، اولویت‌بندی، ثبت کامنت و فایل، اعلان‌ها، گزارش‌گیری و امکان اتصال به ابزارهای دیگر نیز به تیم‌ها کمک می‌کند اطلاعات پروژه را متمرکز نگه دارند و هماهنگی بین اعضا راحت‌تر شود.
در مجموع، چیزی که جیرا در آن خیلی خوب عمل می‌کند، مدیریت وظایف و گردش کار تیمی، مخصوصاً در پروژه‌های نرم‌افزاری و تیم‌هایی است که با روش‌های Agile، Scrum یا Kanban کار می‌کنند. البته ساختار آن بیشتر حول کارها و جریان انجام آنها شکل گرفته و برای پروژه‌هایی که نیاز اصلی‌شان زمان‌بندی دقیق فعالیت‌ها، مدیریت منابع فیزیکی، هزینه‌های اجرایی و کنترل عملیات کارگاهی است، ابزار تخصصی‌تری می‌تواند مناسب‌تر باشد. بنابراین جیرا بیشتر برای پروژه‌های نرم‌افزاری، توسعه محصول، تیم‌های فناوری و پروژه‌های چابک و تیم‌محور گزینه مناسبی محسوب می‌شود.
ویژگی های مهم و شاخص جیرا:
مدیریت وظایف و Issueها
گزارش‌ها و داشبوردهای مدیریتی
مدیریت Sprint
تعیین نقش و سطح دسترسی
مناسب برای: پروژه هایی که کار تیمی، مدیریت وظایف و گردش کار در آنها اهمیت زیادی دارد،
4.Trello:
Trello یکی از ابزارهای ساده و بصری برای مدیریت پروژه و وظایف است که ساختار اصلی آن بر پایه برد (Board)، لیست (List) و کارت (Card) شکل گرفته است. در این ابزار می‌توان یک برد برای پروژه ایجاد کرد، مراحل مختلف کار را به شکل لیست درآورد و هر فعالیت را در قالب یک کارت قرار داد. کارت‌ها را می‌توان بین لیست‌ها جابه‌جا کرد تا وضعیت کار، مثلاً از «در انتظار انجام» به «در حال انجام» و سپس «تکمیل‌شده»، به‌صورت کاملاً بصری مشخص باشد. یکی از ویژگی‌های کاربردی ترلو، امکان اختصاص دادن کارت‌ها به اعضای تیم و اضافه کردن اطلاعات مختلف به هر فعالیت است. برای هر کارت می‌توان مسئول، تاریخ سررسید، برچسب، چک‌لیست، توضیحات، فایل و کامنت اضافه کرد. همچنین اعضای تیم می‌توانند فعالیت‌های مربوط به خودشان را مشاهده و وضعیت آنها را به‌روزرسانی کنند. این ساختار باعث می‌شود پیگیری وظایف روزانه و هماهنگی بین اعضای یک تیم، بدون نیاز به ساختار پیچیده انجام شود.
ترلو علاوه بر بردهای معمولی، امکاناتی برای تقویم و نمایش زمان‌بندی کارها نیز دارد و با قابلیت‌هایی مثل Automation می‌توان بعضی اقدامات تکراری را به‌صورت خودکار انجام داد. امکان استفاده از قالب‌های آماده و اتصال به ابزارها و سرویس‌های دیگر نیز از ویژگی‌های کاربردی آن است. در نتیجه، یکی از نقاط قوت اصلی ترلو سادگی، رابط کاربری بصری و سرعت راه‌اندازی آن است؛ یعنی تیم می‌تواند بدون آموزش پیچیده، پروژه را ایجاد و مدیریت کارها را شروع کند. در مجموع، ترلو بیشتر برای پروژه‌هایی مناسب است که مدیریت وظایف، هماهنگی تیم و پیگیری روند انجام کارها اهمیت دارد و نیازی به سیستم بسیار پیچیده کنترل پروژه ندارند. برای مثال، تیم‌های بازاریابی، تولید محتوا، طراحی، توسعه محصول، برنامه‌ریزی رویدادها، پروژه‌های کوچک و تیم‌های دورکار می‌توانند از آن استفاده کنند. با این حال، برای پروژه‌های بزرگ و پیچیده که به زمان‌بندی تخصصی، مدیریت منابع، کنترل هزینه، روابط پیچیده بین فعالیت‌ها و کنترل دقیق پروژه‌های عمرانی نیاز دارند، امکانات پایه ترلو ممکن است کافی نباشد.
ویژگی‌های مهم و شاخص ترلو به شرح زیر است:
تخصیص وظایف
Comment و همکاری تیمی
رابط کاربری ساده
نمایش‌های مختلف اطلاعات
مناسب برای: ترلو بیشتر برای پروژه‌هایی مناسب است که تمرکز اصلی آنها روی مدیریت وظایف، هماهنگی اعضای تیم و پیگیری روند .انجام کارها است
5. کاروبین:
کاروبین یک نرم‌افزار آنلاین و ابری برای مدیریت پروژه است که به‌طور ویژه می‌تواند نیازهای پروژه‌های عمرانی و ساختمانی را پوشش دهد. در کاروبین، اطلاعات پروژه در یک فضای متمرکز قرار می‌گیرد و اعضای تیم می‌توانند بر اساس سطح دسترسی خود، اطلاعات مربوط به پروژه را مشاهده یا ویرایش کنند. از برنامه‌ریزی و زمان‌بندی فعالیت‌ها گرفته تا مدیریت مالی، انبار، اسناد و منابع، بخش‌های مختلف پروژه را می‌توان در یک سیستم مدیریت کرد. یکی از مزیت‌های مهم کاروبین، مدیریت هم‌زمان و آنلاین پروژه است. اعضای مختلف تیم می‌توانند از طریق سیستم‌ها و دستگاه‌های مختلف به یک پروژه دسترسی داشته باشند و به‌صورت هم‌زمان روی اطلاعات آن کار کنند؛ بنابراین اطلاعات پروژه به یک کامپیوتر یا فایل مشخص وابسته نیست. همچنین امکان مدیریت چند پروژه در یک محیط و تعیین سطح دسترسی جداگانه برای اعضای هر پروژه، کنترل و هماهنگی بین تیم‌ها را ساده‌تر می‌کند. کاروبین علاوه بر مدیریت برنامه زمانی و نمودار گانت، امکاناتی برای مدیریت بخش‌های اجرایی و مالی پروژه نیز در اختیار تیم قرار می‌دهد؛ از مدیریت انبار و مصالح و ابزار و تجهیزات گرفته تا مدیریت هزینه‌ها، تنخواه، صورت‌حساب‌ها و اسناد پروژه. همچنین امکان گزارش‌گیری و مشاهده وضعیت پروژه در هر لحظه، به مدیران کمک می‌کند اطلاعات به‌روزتری برای بررسی روند پروژه و تصمیم‌گیری در اختیار داشته باشند.
ویژگی‌ها و نقاط قوت کاروبین:
نمایش گانت چارت
مدیریت منابع پروژه
مدیریت برنامه زمانی پروژه
آنلاین و مبتنی بر فضای ابری
مدیریت چندین پروژه در یک محیط
همکاری هم‌زمان اعضای تیم روی یک پروژه
امکان گفت‌وگو و ارتباط بین اعضای پروژه در محیط سیستم
مناسب برای: پروژه‌های عمرانی، ساختمانی و پیمانکاری؛ پروژه‌هایی که علاوه بر زمان‌بندی، به مدیریت هزینه، منابع، مصالح، تجهیزات و اسناد نیاز دارند. برای پروژه‌های کوچک تا بزرگ که چند نفر یا چند تیم به‌صورت هم‌زمان روی اطلاعات پروژه کار می‌کنند نیز می‌تواند کاربردی باشد. همچنین برای شرکت‌های پیمانکاری و تیم‌هایی که چند پروژه را به‌صورت هم‌زمان مدیریت می‌کنند، متمرکز کردن اطلاعات پروژه‌ها در یک سیستم می‌تواند مزیت مهمی باشد.
برای آشنایی بیشتر با امکانات کاروبین میتوانید از نسخه دمو کاروبین استفاده کنید.