گانت چارت چیست؟ | آموزش ساخت نمودار گانت

گانت چارت چیست؟ | آموزش ساخت نمودار گانت

نمودار گانت چیست؟  

گانت چارت (Gantt Chart) یکی از ابزارهای پرکاربرد در مدیریت پروژه است که برای برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و پیگیری فعالیت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. این نمودار به مدیر پروژه کمک می‌کند تا فعالیت‌های مختلف پروژه را در یک بازه زمانی مشخص مشاهده کند و از زمان شروع و پایان هر فعالیت اطلاع داشته باشد. به کمک گانت چارت، برنامه زمانی پروژه به شکل بصری نمایش داده می‌شود و بررسی وضعیت پروژه ساده‌تر خواهد بود.  

در گانت چارت، فعالیت‌ها در کنار یک محور زمانی قرار می‌گیرند و مدت زمان انجام هر فعالیت با میله‌های افقی نمایش داده می‌شود. طول هر میله نشان‌دهنده مدت زمان اجرای فعالیت است و موقعیت آن روی محور زمان، زمان شروع و پایان فعالیت را مشخص می‌کند. به همین دلیل، با نگاه کردن به نمودار می‌توان متوجه شد چه فعالیت‌هایی در یک بازه زمانی در حال انجام هستند و کدام فعالیت‌ها هنوز شروع نشده یا به پایان رسیده‌اند.  

تاریخچه نمودار گانت ایده استفاده از نمودارهای میله‌ای برای نمایش زمان‌بندی فعالیت‌ها، پیش از شکل‌گیری گانت چارت امروزی مطرح شده بود.  

در اواخر قرن نوزدهم، مهندس لهستانی کارول آدامیتسکی (Karol Adamiecki) روشی برای نمایش و هماهنگ‌سازی برنامه‌های تولید ارائه کرد که با نام «هارمونوگرام» شناخته می‌شد. این روش امکان نمایش زمان انجام فعالیت‌ها و ارتباط زمانی میان آن‌ها را فراهم می‌کرد؛ با این حال، به دلیل انتشار محدود دستاوردهای او به زبان‌های لهستانی و روسی، این ایده در کشورهای غربی چندان شناخته نشد. چند سال بعد، هنری لورنس گانت (Henry Laurence Gantt)، مهندس و مشاور مدیریت آمریکایی، روشی مشابه را برای برنامه‌ریزی و کنترل فعالیت‌های تولید توسعه داد. نمودارهای او به مدیران کمک می‌کردند زمان‌بندی فعالیت‌ها و میزان پیشرفت آن‌ها را به‌صورت بصری دنبال کنند. این روش به‌تدریج در مدیریت پروژه و برنامه‌ریزی تولید گسترش یافت و به شکل امروزی گانت چارت نزدیک شد. به همین دلیل، اگرچه ایده‌های مشابهی پیش از گانت وجود داشت، این نمودار امروزه با نام «گانت چارت» شناخته می‌شود.  

استفاده از نمودار گانت برای چه کسانی پیشنهاد می‌شود  

گانت چارت ابزاری برای نمایش و مدیریت زمان‌بندی فعالیت‌هاست و استفاده از آن به مدیر پروژه محدود نمی‌شود. هر فرد یا تیمی که با مجموعه‌ای از فعالیت‌های وابسته، زمان‌بندی مشخص و چند نیروی اجرایی سروکار دارد، می‌تواند از این نمودار برای نظم‌دهی بهتر به کارها استفاده کند. با این حال مدیران پروژه، یکی از اصلی‌ترین کاربران گانت چارت هستند. آن‌ها می‌توانند با مشاهده برنامه زمانی، وضعیت فعالیت‌ها را بررسی کرده، زمان اجرای بخش‌های مختلف پروژه را کنترل کنند و هماهنگی میان فعالیت‌های وابسته را بهتر انجام دهند. سرپرستان تیم‌ها نیز می‌توانند با استفاده از گانت چارت، وظایف اعضای تیم را در بازه‌های زمانی مختلف مشخص کنند و از هم‌زمانی نامناسب یا تأخیر در فعالیت‌هایی که به یکدیگر وابسته‌اند جلوگیری کنند.  

شناخت روابط و وابستگی فعالیت ها در گانت چارت  

در گانت چارت، روابط و وابستگی‌ها مشخص می‌کنند که فعالیت‌های مختلف پروژه چه ارتباط زمانی با یکدیگر دارند و ترتیب انجام آن‌ها چگونه است. این ارتباطات به مدیر پروژه کمک می‌کنند برنامه زمان‌بندی را دقیق‌تر تنظیم کند و مشخص شود شروع یا پایان یک فعالیت چه تأثیری بر فعالیت‌های دیگر دارد.  

به‌طور کلی، چهار نوع رابطه اصلی بین فعالیت‌ها وجود دارد:   

پایان به شروع (Finish to Start یا FS)،  

شروع به شروع (Start to Start یا SS)،   

پایان به پایان (Finish to Finish یا FF)   

شروع به پایان (Start to Finish یا SF).   

شناخت این روابط برای ایجاد یک برنامه زمانی منظم، به‌خصوص در پروژه‌های بزرگ و چندمرحله‌ای، اهمیت زیادی دارد. رابطه « پایان به شروع » رایج‌ترین نوع وابستگی بین فعالیت‌هاست. در این حالت، فعالیت دوم زمانی می‌تواند شروع شود که فعالیت اول به پایان رسیده باشد. برای مثال، در یک پروژه ساختمانی، ابتدا باید عملیات خاکبرداری به پایان برسد تا اجرای فونداسیون آغاز شود. در این مثال، «اجرای فونداسیون» به «پایان خاکبرداری» وابسته است.   

رابطه « شروع به شروع » فعالیت دوم پس از شروع فعالیت اول می‌تواند آغاز شود و لازم نیست فعالیت اول به‌طور کامل تمام شده باشد. برای نمونه، ممکن است اجرای تأسیسات مکانیکی پس از شروع دیوارچینی آغاز شود و بخشی از این دو فعالیت به‌صورت هم‌زمان پیش برود. این نوع رابطه برای فعالیت‌هایی کاربرد دارد که امکان اجرای موازی آن‌ها وجود دارد. رابطه « پایان به پایان » پایان یک فعالیت به پایان فعالیت دیگری وابسته است؛ یعنی فعالیت دوم تا زمانی که فعالیت اول به پایان نرسیده، نمی‌تواند به پایان برسد. برای مثال، ممکن است تکمیل بخشی از عملیات نصب تجهیزات به تکمیل یک فعالیت مرتبط در همان بخش وابسته باشد.  

در نهایت، رابطه « شروع به پایان » کمتر از سه نوع دیگر مورد استفاده قرار می‌گیرد و در آن، پایان فعالیت دوم به شروع فعالیت اول وابسته است. برای مثال، در برخی پروژه‌ها ممکن است فعالیت جدیدی شروع شود تا پس از آن فعالیت قبلی پایان پیدا کند.   

مشخص کردن این روابط و وابستگی‌ها در گانت چارت باعث می‌شود ترتیب فعالیت‌ها و تأثیر تغییر زمان‌بندی یک فعالیت بر سایر بخش‌های پروژه بهتر قابل مشاهده و مدیریت باشد.  

برنامه‌ریزی پیش از رسم نمودار گانت  

رسم نمودار گانت از مشخص‌کردن فعالیت‌ها و اطلاعات مربوط به هرکدام آغاز می‌شود. پیش از تهیه این نمودار، لازم است اطلاعات اصلی پروژه را به‌درستی دسته‌بندی و مشخص کنید، از جمله:  

• وظایف و فعالیت‌های اصلی پروژه  

• زمان شروع و پایان هر فعالیت  

• مدت اجرای فعالیت‌ها  

• ارتباط و وابستگی میان فعالیت‌ها  

• منابع و نیروی انسانی موردنیاز برای انجام هر فعالیت    
   

در مرحله نخست، اعضای تیم پروژه باید فهرستی از فعالیت‌هایی را که برای تکمیل پروژه ضروری هستند تهیه کنند. سپس برای هر فعالیت، مدت‌زمان موردنیاز، منابع و نیروی انسانی لازم و همچنین وابستگی آن به سایر فعالیت‌ها مشخص می‌شود. این اطلاعات به تیم پروژه کمک می‌کند برنامه زمانی دقیق‌تری تنظیم کرده و ترتیب اجرای فعالیت‌ها را بهتر مدیریت کند. البته برنامه اولیه پروژه همیشه ثابت نمی‌ماند. با پیشرفت پروژه ممکن است مدت اجرای یک فعالیت تغییر کند، منابع جابه‌جا شوند یا ترتیب انجام برخی فعالیت‌ها نیاز به اصلاح داشته باشد. بنابراین، اطلاعات ثبت‌شده در گانت چارت نیز باید متناسب با شرایط واقعی پروژه به‌روزرسانی شود.    

گانت چارت در نرم‌افزار مدیریت پروژه کاروبین 

پس از مشخص‌شدن فعالیت‌ها و اطلاعات موردنیاز، می‌توان از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه برای ایجاد و مدیریت گانت چارت استفاده کرد. این ابزارها با نمایش فعالیت‌ها روی یک برنامه زمانی، امکان بررسی روند اجرای پروژه و مدیریت بهتر زمان‌بندی را فراهم می‌کنند.     
یکی از این ابزارها بخش برنامه زمان بندی در کاروبین است؛ یک نرم‌افزار مدیریت پروژه‌های عمرانی که برای برنامه‌ریزی و مدیریت بخش‌های مختلف پروژه طراحی شده است. در کاروبین می‌توان به سادگی فعالیت‌ها و بسته‌های کاری را تعریف کرد و روابط و وابستگی‌ها میان آن‌ها را برای ایجاد یک برنامه زمانی منظم مشخص کرد. نگران پیچیدگی ایجاد گانت چارت از ابتدا نباشید. در کاروبین تلاش شده است فرآیند ایجاد و مدیریت گانت چارت تا حد امکان ساده و کاربردی باشد؛ به‌طوری که بتوانید فعالیت‌ها و بسته‌های کاری پروژه را تعریف کرده و روابط و وابستگی‌های میان آن‌ها را مشخص کنید و برنامه زمان‌بندی پروژه خود را در قالب نمودار گانت مشاهده کنید.   

برای یادگیری نحوه رسم گانت چارت در کاروبین، آموزش تصویری رسم گانت چارت را مطالعه کنید.